Privacyverklaring 

1. Inleiding

Voluit, zet zich in als organisatie voor het beschermen van de privacy van onze cliënten, medewerkers, vrijwilligers en andere betrokkenen. Deze privacyverklaring legt uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens, welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gegevens gebruiken en beschermen, en welke rechten betrokkenen hebben.

2. Wie zijn wij

Wij zijn een non-profitorganisatie die zich inzet voor kwaliteitsvolle begeleiding aan mensen met een verstandelijke beperking, autisme, niet-aangeboren-hersenletsel en mensen die kwetsbaar staan in het leven.  De maatschappelijke zetel bevindt zich in Kramershoek 39, 9940 Evergem. Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via privacy@voluit.be.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens om onze diensten te kunnen aanbieden. Wij verwerken gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is en met een duidelijk doel. Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de aard van het contact met onze organisatie. We verwerken alleen die gegevens die nodig zijn in het kader van een goede dienstverlening, begeleiding of samenwerking. Hieronder volgt een overzicht van de categorieën persoonsgegevens die wij mogelijks kunnen verwerken.

Persoonlijke informatie van cliënten: naam, geboortedatum, rijksregister, adres, telefoonnummer, e-mailadres, ondersteuningsnoden, medische informatie, justitiële gegevens en contactpersonen. We verwerken alleen die persoonsgegevens die nodig zijn om onze ondersteuning af te stemmen op de noden en situatie van elke cliënt.

Gegevens van medewerkers en vrijwilligers: naam, adres, geboortedatum, contactinformatie, werkervaring, opleidingsachtergrond en relevante certificaten. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor personeelsbeheer, loonadministratie en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Financiële gegevens: bankrekeningnummers en betalingsinformatie, die uitsluitend worden verwerkt voor betalingen en administratieve doeleinden.

Communicatiegegevens: gegevens van personen die zich aanmelden voor nieuwsbrieven of evenementen, zoals e-mailadres en andere contactinformatie. Deze gegevens gebruiken wij om betrokkenen te informeren over nieuws, ontwikkelingen en evenementen.

Ook verwerken wij soms persoonsgegevens van contactpersonen of vertegenwoordigers van cliënten, zoals ouders, wettelijke vertegenwoordigers of hulpverleners, indien dit nodig is voor de goede dienstverlening.

4. Grondslag voor verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

Toestemming van de betrokkene (bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven).

Uitvoering van een overeenkomst (zoals een individuele ondersteuningsovereenkomst met de cliënt).

Voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals arbeidswetgeving, inspecties,…).

Gerechtvaardigd belang van de organisatie (bijvoorbeeld voor interne administratie en communicatie met cliënten en hun netwerk).

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens 

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of zo lang als wettelijk is vereist. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

6. Delen van persoonsgegevens met derden 

Soms ontvangen wij persoonsgegevens via externe partijen (zoals verwijzende hulpverleners of overheidsinstanties). Ook deze gegevens verwerken wij zorgvuldig en uitsluitend voor het beoogde doel. Wij delen persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of als wij een overeenkomst hebben gesloten met deze derde partij en steeds in overeenstemming met artikel 458 Sw. Voorbeelden van situaties waarin gegevens gedeeld kunnen worden, zijn:

Met andere zorgverleners: om de best mogelijke zorg te bieden aan cliënten.

Met overheidsinstanties: indien wettelijk verplicht.

Met externe dienstverleners: voor administratieve ondersteuning, zoals loonadministratie.

Overeenkomsten met samenwerkingspartners in functie van de dienstverlening.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Voorbeelden van deze maatregelen zijn:

Toegangscontrole tot gegevens door middel van wachtwoorden en authenticatie.

Versleuteling van gevoelige gegevens.

Regelmatige controle en evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.

Interne procedures en sensibilisering van de medewerkers en vrijwilligers.

 
8. Cookies

Meer info op, https://voluit.be/cookiebeleid-eu/

9. Rechten van betrokkenen

Volgens de AVG hebben betrokkenen de volgende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens:

Recht op inzage: je kan schriftelijk verzoeken om inzage in je gegevens.

Recht op correctie: je kan schriftelijke verzoeken om onjuiste gegevens aan te passen.

Recht op verwijdering: je kan verzoeken je gegevens te verwijderen.

Recht op beperking van verwerking: je kan verzoeken om de verwerking van je gegevens te beperken.

Intrekken van toestemming – Heb je ons toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken, maar wil je dit wijzigen? Geen probleem, je kan je toestemming op elk moment intrekken.

Recht op overdraagbaarheid: je kan ons verzoeken je gegevens over te dragen aan een andere organisatie.

Recht van bezwaar: je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kan je contact opnemen via [privacy@voluit.be]. Wij reageren binnen twee weken op jouw verzoek.

Denk je dat we niet correct omgaan met je gegevens? Je kan een klacht indienen bij de organisatie via privacy@voluit.be. Zo kunnen we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

We doen er alles aan om er voor te zorgen we de wettelijke regels volgen en dat je gegevens veilig blijven.

Wil je meer weten of je rechten uitoefenen? Neem gerust contact met ons op.

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden bijgewerkt om te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving of wijzigingen in onze bedrijfsvoering. De meest recente versie van deze verklaring is te vinden op onze website.

11. Contactgegevens

Voor vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of onze gegevensverwerking kunt je contact opnemen met: Privacy@Voluit.be