Een kijkje achter de schermen bij het Aanmeldingsloket van Voluit

Graag nemen we jullie mee naar de kern van onze organisatie, het Aanmeldingsloket van Voluit.
We willen graag dat iedereen zich goed voelt binnen onze organisatie. Daarom vinden we het belangrijk af en toe een kijkje achter de schermen te nemen.
In dit interview laten we zien wat het Aanmeldingsloket doet en waarom het zo belangrijk is voor Voluit. 

Hallo Collega's,
Kunnen jullie jezelf kort voorstellen en wat jullie persoonlijke bijdrage is aan het Aanmeldingsloket? 

Wij zijn Anna, Charlotte, Inge en Griet.  Wij vormen samen het aanmeldingsloket.   
Alle vragen rond het aanbod van Voluit, nieuwe aanmeldingen, vragen rond financiering vanuit het VAPH,... nemen wij op. 

We zijn elk verbonden met een deelwerking. Zo is Anna voornamelijk bezig met vragen vanuit werk, Charlotte met het dagcentrum, Griet met zelfstandige wonen en zorgintensief wonen en Inge met de mobiel/ambulante werking, zorgintensief wonen en de algemene coördinatie van het loket.  

We doen dit in zeer nauwe samenwerking met de coördinatoren van alle werkingen.   

Op welke manieren zijn jullie bereikbaar, en wie mag of kan jullie aanspreken voor vragen of ondersteuning? 

Voor vragen rond dagbesteding  

vragen rond werk 

vragen over zelfstandig wonen of zorgintensief wonen 

vragen over de mobiel/ambulante werking, vragen over zorgintensief wonen en de algemene coördinatie van het aanmeldingsloket 

Geen idee wie je best aanspreekt? Geen probleem, via aanmeldingen@voluit.be helpen we je op weg. 

Wat is de rol van het Aanmeldingsloket binnen Voluit? 

Wij zijn enerzijds ‘de voordeur’ van Voluit. Alle nieuwe aanmeldingen worden met veel zorg bekeken, verder uitgediept, besproken en opgevolgd. We zoveel als mogelijk op zoek naar een goede match tussen de vraag en wat er mogelijk is binnen Voluit.  

Daarnaast zijn we ook de centrale schakel voor interne ondersteuningsvragen.   Indien de ondersteuningsvraag wijzigt, of als een cliënt ondersteuningsvragen heeft over verschillende werkingen heen, zorgen wij ervoor dat er een soepele overgang kan zijn.   Hierbij komt een groot administratief luik aan te pas, we zorgen ervoor dat de ondersteuningsovereenkomsten van cliënten (IDO) in orde zijn, registraties bij het VAPH, monitoring,... 

Last but not least zorgen we ervoor dat Voluit op de kaart wordt gezet: we nemen deel aan beurzen, ontmoetingsmomenten, schoolbezoeken,...  

Welke uitdagingen heeft het Aanmeldingsloket ondervonden tijdens de fusie en hoe zijn deze overwonnen? 

Beide organisaties hadden goed werkende, maar ook zeer verschillende aanmeldingsprocessen.  Het was een grote uitdaging om beide samen te brengen tot een vlot lopend geheel. We moesten van twee verschillende werkingen één maken. Maar door met een open blik naar elkaars werkingen te kijken, op zoek te gaan naar manieren waarop ze elkaar konden versterken en vooral ook door de verschillen die er zijn als een kracht te zien in plaats van een belemmering, lukt ons dit geleidelijk aan.  

Wat zijn dit jaar de uitdagingen waar jullie voor staan?  

In eerste instantie willen we verder een goede werking van het aanmeldingsloket in afstemming met de coördinatoren uitbouwen. 

Dit jaar moeten we tot een eengemaakte prijszetting komen. Eens dit gebeurd is, kunnen we alle ondersteuningsovereenkomsten en bijhorende documenten ook één maken.  

Hoe ziet het Aanmeldingsloket de rol in het versterken van het gemeenschapsgevoel binnen Voluit? 

Het aanmeldingsloket werkt organisatiebreed. Als er een cliënt in Voluit start, dan kan dit alleen maar vlot verlopen als iedereen die hierbij betrokken is voldoende informatie heeft om van start te kunnen gaan. Coördinator, teamcoaches, begeleiders, medische dienst, logistiek, administratie,... alle diensten moeten op elkaar afgestemd zijn. Dit kan alleen door goede communicatie en transparantie.  

Even goed is dit zoals een cliënt van de ene naar de andere deelwerking overstapt of gebruik maakt van het aanbod van meerdere deelwerkingen.  

Op het ogenblik dat alle radartjes in elkaar klikken en we ervoor kunnen zorgen dat de cliënt een vlotte, fijne start kent of een vlotte overgang, dan geeft dit met alle betrokken medewerkers een zeer verbonden gevoel.  

 

Bedankt voor dit gesprekje! Ik vond het zelf ontzettend boeiend om meer te weten te komen over het Aanmeldingsloket en de mensen erachter. Ik hoop van harte dat onze lezers net zo enthousiast zijn. Veel succes met de verdere ontwikkeling van jullie werking.

Lees onze andere nieuwsartikels